このマニュアルは、研究会担当の皆様の一助となればという思いから整備されました。とは言え、あくまでもガイドラインですので、各界の担当者の皆様でアイデアを出し合って、実りのある研究会をオーガナイズしていただければと思います。

目次

全体スケジュール

あくまで目安ですので、前倒しに進めて頂いても構いません。幹事団への連絡は、biox-kanji（あっとまーく）mail.ieice.org　までお願いします。

日付	作業
4〜5ヶ月前	研究会用メールアドレス(biox-cfp08（あっとまーく）mail.ieice.org等)を作成（幹事団にて作成し、アナウンスします）
4〜5ヶ月前	会場・日程の決定 幹事団に会場案、会場費、日程をご連絡下さい
4〜5ヶ月前	研究会登録システムに研究会情報を登録（登録作業は幹事団にて実施します。開催日時、会場、担当者等を幹事団にご連絡下さい）
3〜5ヶ月前	招待講演・企画内容の検討(CFP配信前に決まっているとベスト)
3ヶ月前	CFP案作成開始 → ML(biox) に展開
3ヶ月前	専門委員会開催有無を幹事団に確認，必要に応じて会議室を確保
発表申込締切1週間前	再度CFPの展開
2ヶ月前	発表申込締切，必要に応じて延長処理
2ヶ月前	プログラム作成 → 幹事団に連絡
2ヶ月前	懇親会検討開始
1ヶ月前	原稿締切．学会事務が機械的に決定(通常は1ヶ月前)
1ヶ月前	原稿投稿状況に応じてプログラム修正
1ヶ月前	座長依頼を biox-committee に行う
3週間前	懇親会内容確定。案内を含めた参加募集をML・参加者に送付
2週間前	座長が決まっていない場合個別の声がけを行う

作業内容	担当	締切の目安
(1) CFP案の展開	研究会担当	3ヶ月前
(2) プログラムの作成・事務局への連絡(会告締切を確認)	研究会担当	2ヶ月前
(3) 原稿依頼，会告への掲載処理	学会事務局	2ヶ月前
(4) 原稿送付	発表者	1ヶ月前
(5) 懇親会詳細・座長の決定	研究会担当	1ヶ月前

（１）CFP案の展開

• 共催・連催・併催の場合は共催願等の提出が必要かどうかを確認すること。(情報処理学会・電気学会・映像情報メディア学会・ヒューマンインタフェース学会・日本バーチャルリアリティ学会に関しては届出は不要です。)
• 研究会担当は biox-ml(biox-ml@) を通じて投稿を募集してください。

（２）プログラムの作成・事務局への連絡

• 発表申込締切後、研究会発表申込システムでプログラムを作成・公開した後に「プログラムを公開した」旨のメールをieice研究会(ken2（あっとまーく）ieice.org)担当へご連絡してください。メールには以下の情報を含めてください
  • 研究会名
  • 開催日と場所
  • 研究会担当者のお名前
• 以下の会告締切までにプログラムの作成・送付が終わるよう申込締切を設定してください。

掲載月	研究会開催月	プログラム提出締切・公開日
2021年8月	8月開催	2021年6月21日（月）
9月	9月開催	7月20日（火）
10月	10月開催	8月20日（金）
11月	11月開催	9月21日（火）
12月	12月開催	10月20日（水）
2022年1月	1月開催	11月19日（金）
2月	2月開催	12月20日（月）
3月	3月開催	2022年1月20日（木）
4月	4月開催	2月18日（金）
5月	5月開催	3月18日（金）
6月	6月開催	4月20日（水）
7月	7月開催	5月20日（金）
8月	8月開催	6月20日（月）
9月	9月開催	7月20日（水）

（３）原稿依頼，会告への掲載処理

• 事務局への連絡が終わると、事務局から発表申込者へ投稿依頼のメールが送付されます。
• 投稿締切はその際に事務局が設定しますが、単独開催の場合開催3週間前、共催等の場合は4週間前に設定されます(土日等が入る場合前後にずれることもあるので要確認)。

（４）原稿送付

• 発表者から発表申込締切日までに原稿が送付されてこなかった場合は発表申込システムからキャンセルが可能です。

（５）懇親会詳細・座長の決定

• 原稿送付が終わり、最終的なセッションが確定したら座長の割当を行ってください。
• biox-committee@ 宛にメールを送り、座長を引き受けて下さる方を募ってください。

共催・連催時の処理について

• 信学会内
  • 信学会内の研究会と共催を行う場合には特に事前手続きは必要ありませんが、主催研究会をどの研究会とするのか、各研究会での費用の分担
• 信学会以外
  • 著作権や原稿の取りまとめ、プログラムの掲載方法によって併催・共催・連催のいずれの形態での開催になるかが決定されます。
    詳しくは以下のサイトをご一読ください。ご不明な場合は幹事団までお問い合わせください。
  • 情報処理学会の研究会との連催の際のプログラム・資料の取り扱いについて
    ※幹事団のみアクセス可能です

主幹研究会の持ち回り情報

• 5月研究会
  • 2023年度：BioX
  • 以降の主幹研究会持ち回りは未定？
• 7月研究会
  • ( ) はIPJ側が主幹の場合のIEICE側の主幹研究会

開催年度	主幹研究会
2018	SPT (HWS)
2019	ISEC
2020	ICSS
2021	CSEC (BioX)
2022	EMM
2023	SITE
2024	SPT (ISEC)
2025	HWS
2026	BioX
2027	ISEC
2028	ICSS
2029	CSEC (ICSS)
2030	EMM

研究会担当幹事と担当委員の役割分担表

	共催（主幹）	共催（主幹以外）	主催（10月研究会）
開催場所決定	5月、7月研究会は幹事が決定※	不要	ケースバイケース 幹事団と担当委員で相談する場合もある
他研専とのやり取り （担当委員決定前）	幹事	幹事	発生しない
他研専とのやり取り （担当委員決定後）	担当	担当	発生しない
CFP配布、招待講演・座長決定	担当	担当	担当

幹事団への確認・依頼事項（連絡先：biox-kanji（あっとまーく）mail.ieice.org

• 会場設定
• 候補会場の場所，費用 → 参考：信学会からは1日最大3万の補助
• 研究会登録システムから研究会の作成
• 開催日時，会場，担当者等を記載してWeb担当幹事にメール
• 研究会用メールアドレスの作成
• biox-cfp08（あっとまーく）mail.ieice.org等．登録希望者のメールアドレスリストをWeb担当幹事にメール
• 招待講演・企画内容の確認
  1. 講演・企画の内容
  2. 招待講演者の旅費等の支払い可能性の有無
• 専門委員会の開催有無の確認

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当日の準備

開催前日ぐらいに学会事務から会場世話人宛荷物が指定した宛先(通常は会場)に送付される。 会場に事前受取を行ってもらえるかは確認しておくこと。研究会開催セットには以下のものが含まれる。

• 会場世話人宛の手紙
• 「技術研究報告」会場世話人用贈呈分
• 著者紹介
• 研究会参加者名簿
• 「技術研究報告」予約者名簿
• 領収書
• 売上金返却用ポーチ or 封筒
• 返送用封筒
• 返送用着払い伝票（ヤマト便）

次のようなものは含まれないので，あらかじめ準備しておくとよい。

• ベル
• 配布するCFP
• お釣りやもらったお金を保管しておく袋(お札の種類ごとにあると便利)

必要に応じて準備するもの

• 招待講演者の謝金領収書（基本的に会計担当幹事が準備をする）（ダウンロード）。世話人の領収書は金額を空欄に。領収書に印鑑を頂きたい旨をあらかじめ伝えておくとよい。
• 懇親会領収書(連番付き）（ダウンロード）
• 懇親会参加者名簿(名前と領収書チェック欄があればよい）（ダウンロード）

受付手順

1. 研究会参加者名簿に記入してもらう。
2. 技報を予約しているか聞く→「技術研究報告」予約者名簿と照会→あればサイン欄にサインをもらってから技報を1部渡す。
3. 技報購入を希望される方には技報を販売する。会員か非会員かで価格が違うので注意(価格表は研究会開催セットに同梱されています)
4. 技報購入者には忘れずに領収書を渡す
5. 懇親会参加有無を確認。必要な場合、名簿に名前を記載して頂き、領収書を渡す(領収書には事前に印鑑を押しておくと便利です)
6. 招待講演者には謝金を渡し、領収書（押印を忘れずに）に記載して頂く（基本的に会計担当幹事が支払いを行う）

信学会への返送

会場世話人荷物は研究会終了後に信学会に返送する必要があります。返送用着払い伝票が入っていますので、学会終了時間を見計らってヤマトに集荷に来てもらいましょう。

• 返送物チェックリストも会場世話人宛荷物に含まれていますので、各自参照してください
• 売上金返却用ポーチには技報の売上のみを入れてください
• 領収書も技報売上の領収書の残分のみを入れてください

精算処理

• 支払を行ったものは、領収書と引き換えに会計担当幹事と精算してください
• 懇親会費用等の領収書も会計幹事に手渡してください（※ 研究会でかかった費用を会計幹事がまとめるのに必要です）

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参考情報

研究会開催費用

単独開催の場合

• 会場費：会計担当幹事が精算（1日30,000円までの実費補助）
• 会場世話人への支給：アルバイト，飲み物，茶菓子代として活動費より基本的には１万円を支給する．会計処理上は「謝礼」で取り扱う

共催等の場合

• 会場費：関係する研究会で協議し，負担分を学会へ請求する
• 会場世話人への支給：関係する研究会で協議し，負担分を支払う

第2種研究会（SBRA）

• SBRAの予算で賄う

信学会からの開催費補助について

信学会会計からの回答(2015-03-20)

Q25.
学会内の併催研究会の会場費について（3研究会2日間開催の場合）

A25.
学会（ソサイエティ）からの会場費は1研究会1日あたり3万円以内が補助されることになっています。 従いまして、3万円×3研究会×2日＝18万円は事務局にご請求いただければお振込みいたしますので、 18万円を超える部分について3研究会でご負担いただくことになります。 例えば、会場費が20万円かかったとして、18万円を超える部分（2万円）を3研究会で7,000円、7,000円、6,000円 それぞれ負担したとします。会場からの領収書20万円を3研究会でオリジナルとコピーでそれぞれ保管していただき、 領収書に「A研究会7,000円負担」、「B研究会6,000円負担」などとメモ書きしていただければ結構です。 「学会」という大きな組織で見ますと、対外（税務署等）的には20万円の請求書とその領収書があれば問題ありま せん。「研専」という内部組織では、上記のような一枚の領収書等証拠書類をオリジナルとコピーで持ち合い、 メモで補足する形で結構です。研専間で領収書を出し合う（内部取引）必要はありません。

領収書の宛名情報について

購入、支払い時の領収書の宛名は、「電子情報通信学会 バイオメトリクス研究専門委員会」として下さい。

招待講演に関連する費用(謝金・旅費・懇親会費用)

謝金

• 第1種研究会11,137円（源泉徴収10.21％含む．手取りは1万円）懇親会費も無料
• SBRA（第2種）：11,137円．参加費，懇親会費も無料．ただし，SBRAの予算で賄う．源泉徴収は学会に．
• 大会：参加費と相殺（源泉税込みで）（学会員：１万円程，非学会員：２万円程）

ただし、共催等の場合はこの限りではありません。
単独開催の場合(上記)の考え方を基本にしつつ、関係する研究会で協議するようにして下さい。

※ 招待講演者謝金の領収書も会場世話人宛荷物に含まれておりませんのでご注意ください（謝金の領収書は基本的に会計担当幹事が準備します）

旅費

ソサイエティ規定に準ずる（原則なし。ただし、所属からの旅費支給がなく、 移動距離が200kmを超える場合は実費支給。なお、領収書を提出いただく。タクシー利用費用、鉄道各社グリーン料金、ならびに航空各社エコノミー席以外の利用による追加料金は認めない。宿泊費・日当は支給しない。

講師旅費の支給に関して（信学会の経理に確認した結果）

懇親会について

• 懇親会の開催方法として、①「賛同者による会費制」と②「学会のお金を使用する懇親会」の２つの方法があるが、原則的に「賛同者による会費制」で懇親会を開催する。
• 「学会のお金を使用する懇親会」を開催する場合は、事前にWeb等での告知が必要なので、幹事団と相談しながら進める。
• 共催（連催）の場合は、共催先の担当者と相談して決める。

招待講演者の懇親会費

原則として、招待講演者からは懇親会費は徴収せず、他の参加者の費用で賄う。

会費を徴収する懇親会の開催

「学会のお金を使用する懇親会」は次のように定められています。

これに従い、研究会の行事として懇親会を開催する場合、事前にホームページや参加者募集等で 「有料の懇親会がある」旨を通知してください。また

• 支出：飲食代などの経費（業者から領収書を発行してもらう）
• 収入：参加者からの収入（人数×懇親会参加費）

を計上することで、不足分があった場合に差額を活動費から支出することができます。 ただ、残額が出ないように料理を出して頂く、というのが基本として頂けると(会計的に)助かります。

懇親会参加者名簿の準備

懇親会参加者名簿・および懇親会領収書は会場世話人宛荷物に含まれていませ。．このため懇親会開催時はこれらを作成して持参する必要があります。ただし、懇親会の参加者名簿と領収書は信学会に郵送する必要はありません。（返送用封筒へ同梱する必要なし）会計幹事にお渡しください。